Rechtsanwältin Seidel aus Berlin zu Urlaubsregelungen in Therapiepraxen im memole Magazin Beitrag

„Urlaub – das ist die schönste Zeit des Jahres!“

Um in diesen Genuss zu gelangen, müssen deine Mitarbeiterinnen in der Regel nur rechtzeitig einen Urlaubsantrag stellen. Es kann so einfach sein! Aber was geschieht, wenn alle deine Mitarbeiterinnen in der Ferienzeit gleichzeitig Urlaub nehmen möchten, du Betriebsferien anordnen möchtest, deinen Mitarbeiterinnen am Jahresende noch weitere Urlaubstage zustehen, deine Mitarbeiterinnen im Urlaub krank werden oder das Arbeitsverhältnis beendet wird? Diese und andere Fragen rund um das Thema „Urlaub“ stellen sich immer wieder. Ich möchte dir daher in diesem und in einem weiteren Beitrag einen kurzen Überblick über die wichtigsten Fragen und Antworten dazu geben.

Gastautorin Rechtsanwältin Nadine Seidel ist erfahrene Expertin für das Thema Urlaubsrecht für Therapeuten aus Berlin.

 

1. Wie viele Urlaubstage musst du deinen Mitarbeiterinnen im Kalenderjahr gewähren?

Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) haben deine Mitarbeiterinnen (für Minderjährige und Schwerbehinderte gelten beim gesetzlichen Mindesturlaub Besonderheiten) im Kalenderjahr bei einer

  • 6-Tage-Woche einen Mindesturlaubsanspruch von 24 Tagen,
  • 5-Tage-Woche einen Mindesturlaubsanspruch von 20 Tagen,
  • 4-Tage-Woche einen Mindesturlaubsanspruch von 16 Tagen,
  • 3-Tage-Woche einen Mindesturlaubsanspruch von 12 Tagen,
  • 2-Tage-Woche einen Mindesturlaubsanspruch von 8 Tagen.

Erbringen deine Mitarbeiterinnen ihre Arbeitsleistungen von Montag bis Freitag, ist bei der Berechnung des gesetzlichen Mindesturlaubsanspruchs die 5-Tage-Woche zugrunde zu legen. Dahingegen ist von einer 6-Tage-Woche auszugehen, wenn deine Mitarbeiterinnen von Montag bis Samstag arbeiten.

Selbstverständlich kannst du deinen Mitarbeiterinnen auch Urlaubstage über den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch gewähren. Hierfür sollte die genaue Anzahl der Tage ausdrücklich in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Außerdem ist es zu empfehlen, zwischen dem gesetzlichen und dem zusätzlichen Urlaub (sog. Mehrurlaub) zu unterscheiden. Enthält der Arbeitsvertrag keinerlei Regelungen zur Höhe des Urlaubsanspruchs, besteht lediglich ein Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub.

 

2. Ist der Urlaub bei Teilzeit immer anteilig zu kürzen?

Teilzeit bedeutet nicht automatisch immer weniger Urlaub als bei Vollzeit.

Arbeiten deine Mitarbeiterinnen in Teilzeit, ist der Urlaubsanspruch ausschließlich danach zu berechnen, an wie vielen Tagen sie ihre Tätigkeit in der Woche erbringen.

Fallbeispiele:

  • Deiner Mitarbeiterin, die zum Beispiel 20 Stunden in einer 5-Tage-Woche von Montag bis Freitag arbeitet, stehen ebenso viele Urlaubstage zu, wie deiner Mitarbeiterin, die ihre Arbeitszeit von 40 Stunden in einer 5-Tage-Woche erbringt.
  • Erbringt deine Mitarbeiterin ihre Arbeitszeit von 20 Stunden aber nur an 3 Tagen in der Woche, dann stehen ihr nach dem BUrlG hingegen nur 12 Urlaubstage im Kalenderjahr zu.

 

3. Stimmt es, dass man während der Probezeit im neuen Arbeitsverhältnis keinen Urlaub nehmen darf?

Der volle Urlaubsanspruch entsteht gemäß § 4 BUrlG erst, wenn das jeweilige Arbeitsverhältnis insgesamt sechs Monate bestanden hat. Das bedeutet aber nicht, dass während der ersten sechs Monate noch gar kein Urlaubsanspruch besteht. Während dieser Wartezeit erwerben deine Mitarbeiterinnen mit jedem vollen Monat, den das Arbeitsverhältnis besteht, einen Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Diese „angesammelten“ Urlaubstage können deine Mitarbeiterinnen aber erst nach Ablauf der ersten sechs Monate in Anspruch nehmen. Abweichend von diesen gesetzlichen Vorgaben kannst du den Urlaub selbstverständlich auch innerhalb der ersten sechs Monate des Arbeitsverhältnisses gewähren, einen Anspruch darauf haben deine Mitarbeiterinnen jedoch nicht.

Fallbeispiel:

Bestand das Arbeitsverhältnis deiner Mitarbeiterin, die in Vollzeit in einer 5-Tage-Woche arbeitet, lediglich zwei Monate, steht ihr ein gesetzlicher Mindesturlaubsanspruch von 3,33 Tagen (20 Urlaubstage / 12 Monate x 2 Monate) zu.

Gemäß § 5 Abs. 2 BUrlG werden Bruchteile von Urlaubstagen auf volle Urlaubstage aufgerundet, wenn diese mindestens einen halben Tag ergeben. Fehlt aber (etwa im Arbeitsvertrag) eine gesonderte Rundungsvorschrift, kommt eine Abrundung – wie im vorgenannten Beispiel auf 3 Tage – nicht in Betracht.

4. Können deine Mitarbeiterinnen den Urlaubszeitpunkt frei bestimmen?

Sicherlich kennst du diese Situation: Es ist Sommerzeit und alle Mitarbeiterinnen möchten zur gleichen Zeit Urlaub nehmen. Was tun?

Grundsätzlich haben deine Mitarbeiterinnen keinen Anspruch darauf, dass sie ihren Urlaub zu einem bestimmten Zeitraum nehmen können. Das bedeutet aber nicht, dass du die Urlaubswünsche deiner Mitarbeiterinnen bei der Festsetzung des Urlaubs gar nicht berücksichtigen musst. Es muss abgewogen werden zwischen den Wünschen und Interessen deiner Mitarbeiterinnen und deinen betrieblichen Erfordernissen, wozu auch die Berücksichtigung der Wünsche anderer Mitarbeiterinnen untereinander gehört. Der Urlaub ist wie gewünscht zu gewähren, wenn gemäß § 7 BUrlG keine dringenden betrieblichen Belange (z. B. sehr viel oder sehr dringend zu erledigende Arbeiten oder personelle Engpässe aufgrund unvorhersehbarer Umstände) oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiterinnen, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen (etwa Mitarbeiterinnen mit schulpflichtigen Kindern), entgegenstehen.

Überschneiden sich die Urlaubswünsche und überwiegen die sozialen Kriterien bei keiner der betroffenen Mitarbeiterin bietet sich beispielsweise die Einführung eines rotierenden Systems an. Damit kann etwa festgelegt werden, wann welche Mitarbeiterin in welchen Ferien bzw. an welchen Brückentagen Urlaub nehmen kann und nach welchen Kriterien ein regelmäßiger Wechsel stattfindet.

 

5. Kannst du Betriebsferien anordnen?

Insbesondere bei kleineren Praxen ist es unter Umständen sinnvoll bzw. erforderlich, die Praxis über einen bestimmten Zeitraum (z.B. Sommerferien, Weihnachten u.ä.) vollständig zu schließen. In diesem Fall kannst du unter Umständen Betriebsferien anordnen, wenn dringende betriebliche Belange hierfür vorliegen, du deine Mitarbeiterinnen hierüber rechtzeitig informierst (möglichst vor Beginn des Urlaubsjahres) und deinen Mitarbeiterinnen zusätzlich zu den Betriebsferien noch ein wesentlicher Teil des Jahresurlaubs verbleibt, der für sie frei planbar ist.

 

6. Kannst du den bereits genehmigten Urlaub deiner Mitarbeiterinnen nachträglich widerrufen?

In der Regel kannst du den genehmigten oder den von deinen Mitarbeiterinnen bereits angetretenen Urlaub nicht mehr einseitig widerrufen. Dies ist allenfalls in absoluten Notfällen möglich, beispielsweise bei unvorhersehbaren, existenzgefährdenden Ereignissen. In diesen Fällen hilft es daher oft nur, die Notsituation offen mit deinen Mitarbeiterinnen zu besprechen und zu versuchen, eine einvernehmliche Lösung zu erzielen.

 

7. Was geschieht, wenn deine Mitarbeiterinnen während dem Urlaub krank werden?

Werden deine Mitarbeiterinnen im Urlaub krank, werden diese Tage gemäß § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Das heißt also: Der Urlaub gilt als nicht genommen. Er bleibt den Mitarbeiterinnen erhalten. Die Arbeitsunfähigkeit muss dafür aber grundsätzlich durch eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachgewiesen sein.

 

8. Muss der Resturlaubsanspruch ohne Weiteres in das nächste Kalenderjahr übertragen werden, wenn er im laufenden Kalenderjahr nicht in Anspruch genommen wird?

Gemäß § 7 BUrlG haben deine Mitarbeiterinnen ihren gesetzlichen Mindesturlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, andernfalls verfällt dieser am 31. Dezember des jeweiligen Kalenderjahres, wenn der Arbeits- oder Tarifvertrag keine anderslautenden Regelungen enthält.

Nach neuster Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verfällt der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch aber nicht automatisch. Sondern Voraussetzung und daher sehr wichtig ist, dass du deine Mitarbeiterinnen rechtzeitig und deutlich darüber informierst (vorsorglich schriftlich), dass der Urlaubsanspruch verfällt, sollten sie diesen nicht freiwillig im laufenden Kalenderjahr nehmen. Unterbleibt dieser Hinweis, verfallen die gesetzlichen Resturlaubsansprüche nicht am 31. Dezember des jeweiligen Kalenderjahres und müssen ins nächste Jahr übertragen werden.

Außerdem verfällt der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch deiner Mitarbeiterinnen nicht zum 31. Dezember eines Kalenderjahres, wenn der Urlaub

  • aus dringenden persönlichen Gründen (etwa Krankheit) nicht genommen oder
  • aus dringenden betrieblichen Gründen nicht gewährt (z.B. erhöhtes Arbeitsvolumen
  • oder personelle Engpässe aufgrund unvorhersehbarer Umstände) werden kann.

9. Wie lange kann in das Folgejahr übertragener Urlaub noch in Anspruch genommen werden?

Wird der gesetzliche Mindesturlaub in das Folgejahr übertragen, verfällt er, wenn er nicht bis zum Ablauf des 31. März in Anspruch genommen wird.

Eine wichtige Ausnahme gilt für Langzeiterkrankungen: Können deine Mitarbeiterinnen ihren gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch wegen einer ununterbrochenen, langanhaltenden Krankheit nicht bis zum Ende des Urlaubsjahres bzw. des Übertragungszeitraums (31. März des Folgejahres) nehmen, verfällt der in der Krankheit angesparte Urlaub erst 15 Monate nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres. Dieser Grundsatz gilt ggf. nicht für einzelvertraglich vereinbarten Mehrurlaub.

Fallbeispiel:

Deine Mitarbeiterin erbringt ihr Arbeitsleistungen in Vollzeit in einer 5-Tage-Woche und hat insgesamt einen Anspruch auf 20 Urlaubstage im Kalenderjahr. Sie ist im Zeitraum vom 1. Oktober 2018 bis zum 30. September 2019 durchgehend arbeitsunfähig. Für das Jahr 2018 steht deiner Mitarbeiterin noch ein Urlaubsanspruch von 5 Tagen und für das Jahr 2019 von 20 Tagen zu.

  • Die restlichen 5 Urlaubstage aus dem Jahr 2018 können auf das Kalenderjahr 2019 übertragen werden und müssen von deiner Mitarbeiterin zuerst in Anspruch genommen werden. Andernfalls verfallen sie am 31. März 2020.
  • Den gesetzlichen Mindesturlaub für das Jahr 2019 hat deine Mitarbeiterin nach vollständiger Inanspruchnahme des Urlaubsanspruches aus dem Jahr 2018 noch bis zum 31. Dezember 2019 zu nehmen. Andernfalls verfällt er, es sei denn, es liegen die vorgenannten Voraussetzungen vor, nach denen der Urlaubsanspruch ausnahmsweise ins nächste Jahr zu übertragen ist.

 

 

Gastautorin bei memole ist Rechtsanwältin Nadine Seidel, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Berlin.

Du erreichst sie:

Frau Nadine Seidel
Fachanwältin für Arbeitsrecht

Steinkühler – Kanzlei für Arbeits- und Gesellschaftsrecht
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