Durch regelmäßige Feedbackgespräche konstruktiv kontrollieren und führen

Ist es dir unangenehm, deine Mitarbeiterinnen zu kontrollieren? Mit der Folge, dass du ihre Fehler und Versäumnisse öfter, als es dir lieb ist, durchgehen lässt? Den wenigsten Praxisinhaberinnen ist bewusst, dass sich eine auf diese Weise äußernde, fehlende Führungskompetenz fatal auf das Engagement und die Arbeitszufriedenheit jeder einzelnen Mitarbeiterin auswirkt.

Willst du deine Mitarbeiterinnen zukünftig durch kontinuierliches Feedback kontrollieren, motivieren und unterstützen? Business Coach Dr. Anja Schäfer gibt im Folgenden Tipps, wie es geht.

Mitunter wird zu wenig kontrolliert, weil die jeweilige Praxisinhaberin nicht kleinlich wirken will? Hierbei wird jedoch häufig nicht gesehen, dass auch Kontrolle in Form regelmäßig stattfindender Feedbackgespräche und damit konstruktiv und ohne Sympathieverlust mit dem Ergebnis möglich ist, dass alle davon profitieren.

Lerne in diesem Beitrag drei grundsätzliche Voraussetzungen für zielführendes Feedback kennen, damit du als Praxisinhaberin dieses Kommunikationstool zur kontinuierlichen Arbeitskontrolle ergebnisfokussiert einzusetzen weißt. Tue das, was an Mitarbeiterführung nötig ist, und bringe so dein Team und damit auch deine Praxis voran.

Tipp 1: Gib Feedback so, das es die einzelne Mitarbeiterin voranbringt

Konstruktive Kontrolle durch Feedback führt dazu, dass Mitarbeiterinnen nicht weiter frustriert sind. Vielmehr fühlen sich diese dadurch motiviert und unterstützt, was nicht nur zu mehr Engagement und Arbeitszufriedenheit, sondern auch zu einer Steigerung der Sympathie gegenüber dir als Chefin führt.

Dies gelingt dir nur, wenn du Kontrolle als Gelegenheit siehst und nutzt, regelmäßig jeder einzelnen Mitarbeiterin in deinem Team Feedback (zu ihrer Arbeit, Verhalten usw.) zu geben und diese so voranzubringen. Jeder Mensch ist grundsätzlich an einer ehrlichen und gleichzeitig wohlwollenden Rückmeldung zur Gewinnung neuer Erkenntnisse – bezogen auf die zu erledigende Aufgabe, aber auch die eigene Person – interessiert. Deine Mitarbeiterin fühlt sich auf diese Weise von dir gesehen und gleichzeitig unterstützt. Zudem hat sie die Möglichkeit, sich im Einzelfall durch deine Rückmeldung fachlich oder auch persönlich weiter zu entwickeln und voranzukommen.

Ein gutes Feedback im Sinne einer ehrlichen Rückmeldung dahingehend, was für dich situativ funktioniert bzw. nicht funktioniert hat, ist somit für jede deiner Mitarbeiterinnen Gold wert. Du solltest es ihnen daher nicht vorbehalten, sondern immer zu wichtigen Punkten Stellung nehmen.

Voraussetzung ist jedoch, dass dein Feedback vorrangig dem Zweck dient, die andere Person voran zu bringen und nicht vorrangig deren Fehler aufzudecken. Damit deine Mitarbeiterin mit einem positiven Gefühl in diese für sie möglicherweise zunächst ungewohnte Gesprächssituation startet, beginne jedes Gespräch mit einer positiven Rückmeldung. Sprich zunächst kurz über etwas, was die einzelne Person gut gemacht hat, und du somit zufrieden bist. Häufig vergessen Praxisinhaberinnen dieses für den weiteren Gesprächsverlauf entscheidende Element und starten gleich mit dem, womit sie nicht zufrieden sind. Damit dein Gegenüber sich letzteres anhört und dazu in den Austausch geht, ist ein positiver Gesprächsstart unverzichtbar.

Gib anschließend eine vorwurfsfreie, kurze und knackige Rückmeldung zu (wenn möglich nur) einer Sache, die nicht funktioniert hat. Fokussiere dich in deinem Feedback auf die Erreichung des – im Regelfall bereits vorher besprochenen oder vereinbarten – Ziels. Sprich oder diskutiere mit deiner Mitarbeiterin über potenzielle Lösungen und nicht über das Problem an sich. Beurteile, bewerte oder interpretiere nichts und auch nicht das, was dein Gegenüber sagt. Bedenke, dass eine Suche nach möglichen Fehlern, Ursachen oder Schuldigen ebenso wie Vorwürfe, Belehrungen und Ermahnungen nicht nur dich, sondern vor allem deine Mitarbeiterin frustriert.

Beende jedes Feedbackgespräch mit einer konstruktiven Bitte, wie die Mitarbeiterin dieses oder jenes zukünftig handzuhaben hat, und hole dir dazu ihr Einverständnis ab. Auch auf diesen Gesprächsabschnitt sollte – selbst bei knappen Zeitbudget – nicht verzichtet werden, wenn der Erfolg nicht ausbleiben soll.

Tipp 2: Der Ton macht die Musik

Bleibe während des gesamten Gesprächs, und zwar unabhängig vom Inhalt, freundlich im Ton und deiner Mitarbeiterin zugewandt. Nicht umsonst heißt es, dass der Ton die Musik macht. Wenn du Feedback mit hartem Ton vorbringst oder gar deinem Ärger freien Lauf lässt, führt dies nur dazu, dass dein Gegenüber „zu“ macht und den eigentlichen Inhalt nicht oder nur sehr eingeschränkt hören wird.

Fokussiere dich darauf, dass deine Rückmeldung die Sache zu einem guten Ergebnis führt oder deine Mitarbeiterin voranbringt. Dann gelingt es dir regelmäßig, dein Feedback vorwurfsfrei und in freundlich-ruhigem Ton an die jeweilige Person zu adressieren.

Tipp 3: Zeitnahes, regelmäßiges Feedback führt zum Erfolg

Kontrolle führt zum Erfolg, wenn deine Mitarbeiterinnen nicht das Gefühl haben, dass sie ständig überwacht werden. Vereinbare daher mit ihnen regelmäßig stattfindende Feedbackgespräche statt eines jährlichen Personalgespräches, bei dem dann häufig alles auf den Tisch kommen muss. Auf diese Weise hat jede die Gelegenheit, sich in den Kontrollprozess einzubringen.

Sollte zwischen den einzelnen Terminen etwas auffallen, dann gib der betreffenden Person zeitnah Rückmeldung zur Zielerreichung, so dass diese ihre Performance verbessern und sich auf das anvisierte Ergebnis (wieder oder auch anders) fokussieren kann.

Wenn du zum ersten Mal deine Mitarbeiterinnen kontrollierst, erwarte nicht, dass sich diese über das Feedback ihrer Chefin freuen. Sei dir aber sicher, dass sich deren Einstellung bei „guter Führung“ ändert. Wenn diese wissen, was du erwartest, und wie mit möglichen Fehlschlägen umgegangen wird, ist Kontrolle durch regelmäßige Feedbackgespräche ein Kinderspiel. Schließlich will jede Mitarbeiterin deines Teams dir zeigen, was sie geleistet hat, um deine Wertschätzung – die im positiven Gesprächseinstieg erfolgt – zu erfahren.

Ziel und Ergebnis einer jeden Kontrolle ist Anerkennung und Unterstützung der einzelnen Mitarbeiterin, so dass sich diese von dir geführt, motiviert und bei Bedarf unterstützt fühlt. Wenn du deiner Kontrollfunktion als Chefin nicht nachkommst, kannst du deine Mitarbeiterinnen nicht dafür anerkennen, wenn diese erfolgreich sind. Wer führt, kontrolliert auf konstruktive Weise und profitiert zudem von mehr Engagement und mehr Sympathie.

Dr. Anja Schäfer unterstützt und berät als Business Coach und Mentorin für „Frauen in Führung“ vorrangig bei Fragen zur strategischen Ausrichtung, zur persönlichen Neuorientierung bzw. Weiterentwicklung und zur Kommunikation im Business. Über diese Themen spricht sie in ihrem regelmäßig erscheinenden Podcast, dem Kommunikationstango. Mehr Information unter https://anja-schaefer.eu