Der Schmerz sitzt bei vielen Therapeuten und Praxen bereits tief: sie finden einfach kein oder kein ausreichend qualifiziertes Personal. Aufgrund der eigenen therapeutischen Tätigkeiten und vielfältiger administrativer Aufgaben im Alltag haben sie weder Zeit noch Energie, sich auch noch intensiv mit dem Thema Personal zu beschäftigen.

Dabei ist es so wichtig, sich JETZT mit einer zukunftsorientierten Personalarbeit auseinanderzusetzen. Gerade als Therapeuten weißt du, dass der einmalige Eingriff nicht ausreicht, dass das Training zur Heilung und Prophylaxe dringend notwendig ist. Schärfe die Axt bevor du den Baum fällst.

Aktionismus versus strategisches Handeln

Meiner Tochter wurde vor einigen Jahren Physiotherapie verordnet. Die Therapeutin zeigte ihr am Anfang drei Übungen, deren Ausführung sie genau kontrollierte und welche sie bis zur nächsten Stunde üben sollte. Beim nächsten Mal ließ sie sich Übungen vorführen, korrigierte bei Bedarf und erweiterte das Übungsrepertoire. Das Prozedere ist Dir bekannt. Die Behandlung linderte den Schmerz nicht über Nacht, aber es wurde kontinuierlich besser, sie wurde stabiler.

Deine Personalarbeit ist diesem Prozess sehr ähnlich. Nicht zu handeln oder nicht zu üben wird den Schmerz für die Zukunft nur vergrößern. Und Einzelaktionen mögen punktuell helfen, aber dauerhaft? Wohl nur zu einem geringen Prozentsatz. Es sei denn, du gehörst zu den ganz großen Glückspilzen (was ich dir von Herzen gönnen würde).

Personalmanagement von Anfang an – nur keine Angst

Sobald du den ersten Mitarbeiter/ die erste Mitarbeiterin einstellen möchtest, hast du Personalarbeit zu erledigen, ob du nun willst oder nicht. Da ist es aus meiner Sicht nur sinnvoll, sich zu Beginn Gedanken über die eigenen Vorstellungen, nötigen Abläufe und dringend zu erledigenden Aufgaben zu machen. Und auch, wenn du schon ein paar Jahre selbstständig bist, lohnt es sich, die eigenen Handlungen zu überdenken oder eine Richtungskorrektur vorzunehmen.

Gerade kleine Unternehmen und die meisten Selbstständigen im Gesundheitssektor haben Schwierigkeiten, qualifizierte Fachkräfte zu finden und zu binden. Und vielleicht bereitet Dir allein der Begriff „Personalmanagement“ schon Bauchschmerzen oder du denkst, dass das nur etwas für große Unternehmen sei. Mitnichten. du kannst das Schritt für Schritt aufbauen. Erweitern, ganz nach Deinen Bedürfnissen. Mit oder ohne fremde Hilfe.  Aber wenn du zu Beginn investierst oder nochmal neu startest, dann solltest du zunächst ein paar grundlegende, strategische Fragen angehen:

  • Was für ein Ziel hast du für dein Unternehmen, deine Praxis? Wie soll es in drei, fünf, zehn Jahren aussehen?
  • Was für eine Führungskraft möchtest du sein? Da solltest du ruhig ins Detail gehen. Schau auch auf deine eigenen Ressourcen.
  • Mit welchen Menschen arbeitest du am allerliebsten zusammen?
  • Welche Qualifikationen brauchen deine Mitarbeiter zu Beginn und welche nach einiger Zeit?
  • Welche Pflichten haben deine Mitarbeiter und was bist du bereit, als Arbeitgeber zu leisten (Arbeitsbedingungen, Benefits, Arbeitsklima, Weiterbildung, etc.)?
  • Was soll dich als Arbeitgeber besonders machen (sog. „Employer Branding“)?

Die meisten Enttäuschungen und latenten Unzufriedenheiten handeln wir uns ein, wenn wir keine genauen Vorstellungen haben oder mögliche Schwierigkeiten nicht bedenken. Mit diesen grundlegenden Gedanken formst du dein Selbstverständnis und deine Personalstrategie. Das daraus entstehende Konzept kannst du dann parallel zur Entwicklung deines Unternehmens Schritt für Schritt erweitern oder anpassen.

Personalplanung in der Praxis

Dieser memole Magazinartikel hilft dir eine gute Personalplanung für deine Therapiepraxis zu machen.

Von der Strategie zur Umsetzung

Aus der Strategie ergeben sich viele Fragen und Unsicherheiten in der Umsetzung und oft fängt es bei der Personalsuche an. Wie definiert man ein Profil oder formuliert eine Stellenanzeige. Wie macht man das besten? Welche Wege der Rekrutierung gibt es? Inzwischen gibt es Jobportale für Teilmärkte, wie z.B. therapeutenonline.de, medi-jobs.de, usw.  Wäre es sinnvoll, mehr Praktika anzubieten und Mitarbeiter zu entwickeln? Nutzt du deine Netzwerke? Mitarbeiterempfehlungen? Welche Rekrutierungswege waren in der Vergangenheit erfolgreich?

Bei der Personalauswahl solltest du klare Kriterien haben, sich aber gleichzeitig eine gewisse Flexibilität bewahren. Da ist vielleicht deine Wunschkandidatin, sie möchte aber nur Teilzeit arbeiten? Du hast die Gestaltung in der Hand. Das ist einer deiner Vorzüge als ArbeitgeberIn.

Bei der Personalauswahl ist in Vorstellungsgesprächen ein Vier-Augen-Prinzip immer wertvoll und gibt Entscheidungssicherheit. Ihr könnt das Gespräch gemeinsam führen, reflektieren und analysieren.

Der „Lebenszyklus“ – Phasen im Mitarbeiterleben

Hast du dich erst einmal für jemand entschieden, dann brauchst du einen guten Arbeitsvertrag, du benötigst Unterlagen für die Entgeltabrechnung und jemand, der diese durchführt.

Ist der Mitarbeiter dann an Bord, geht es auch schon weiter: die Einarbeitung sollte durchdacht und fundiert sein und regelmäßige Feedbackgespräche vorsehen. Nimm dir hier bewusst Zeit und vereinbare immer wieder Meilensteine und erwünschte Ergebnisse. Hör zu, was dein Mitarbeiter braucht, definiere deine Anforderungen, lege Aktionen fest und setze diese um.

Diese Aufmerksamkeit und Verbindlichkeit hilft dir gemeinsam mit deiner klaren Strategie (siehe oben) schon enorm beim Thema Mitarbeiterbindung. Genauso wie jährliche Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen und Weiterentwicklungsmöglichkeiten.

Sukzessive kannst du dann dein Personalkonzept weiterentwickeln, indem du z.B. genauer auswählst, welche zusätzlichen (evtl. steuer- und SV-optimierten) Benefits du vielleicht anbieten kannst und willst: Altersvorsorge, Kreditkartensysteme, ÖVP-Tickets, Weiterbildung, Arbeitszeitmodelle, KiTa-Zuschüsse, etc.

Das Arbeitgeberleben ist aber leider nicht nur von erfolgreichen Neueinstellungen und Weiterentwicklung geprägt. Der Mitarbeiter verlässt deine Praxis endgültig oder auf Zeit (Mutterschutz, Elternzeit, Pflege) oder du musst eine Abmahnung oder Kündigung aussprechen – mit allen notwendigen Formalitäten. Neben aller Emotionalität ist es dann hilfreich und entlastend, wenn man einen Ansprechpartner hat, der einen begleitet, unterstützt oder sogar Aufgaben übernimmt.

In großen Unternehmen können sich Bereichsleiter auf ihre Fach- und Führungsrolle fokussieren und haben einen Personalexperten oder -expertin an ihrer Seite, die sie unterstützt und die vertraglichen Dinge regelt. Das haben Selbständige kleiner Unternehmen eher nicht.

Deine Rolle und dein Wohlbefinden als Chef und Chefin

Über die vielen einzelnen Stationen im Mitarbeiterleben hinaus, kann es jedoch hilfreich und unterstützend sein, in gewissen Abständen mit einem Personalexperten auf die eigene Strategie, Vorgehensweise und Führungsrolle zu schauen. Ein solcher Sparringspartner kann dir durch aktuelles Fachwissen und vielfältige Erfahrung Sicherheit bei aktuellen Problemstellungen geben und dir Coach sein. Denn manche Vorkommnisse sind u.U. auch für die eigene Person belastend. So agierst du für dich selbst mit Selbstfürsorge und trainierst wichtige Punkte.

Hier schließt sich der Kreis im Mitarbeiterleben und auch zu den Schmerzen der Therapeuten/innen und PraxisinhaberInnen in der Personalarbeit.

Nur Mut. Jeder Schritt zählt. 

Wie jeder gute Therapeut möchte ich Dir Mut machen: nichts tun und den Kopf in den Sand stecken hilft nicht. Jeder noch so kleine Schritt und jede wohl durchdachte Aktion zur rechten Zeit aber schon. Und zum Glück gibt es da Spezialisten, die dir von Zeit zu Zeit oder in kontinuierlicher Begleitung mit Rat und/oder Tat zur Seite stehen, ohne permanent auf deiner Gehaltsliste zu stehen.

Die Autorin

Katja Raschke ist erfahrene Personalexpertin und Business Coach. Mit HR konkret – Personalmanagement & Coaching seit 2008 selbständig, unterstützt sie kleine und mittlere Unternehmen in allen Themen rund um ein effektives Personalmanagement. Als Coach begleitet sie UnternehmerInnen rund um die Themen Personal, die eigene Rolle als ChefIn und die persönliche Weiterentwicklung, Potenziale und Ressourcen.

Außerdem ist sie Business Coach für Menschen in beruflicher Veränderung und ist somit auch mit den Nöten und Bedürfnissen der jeweils anderen Seite bestens vertraut.

Wenn du gern mit ihr zusammenarbeiten möchtest, so kannst du mit ihr Kontakt aufnehmen:

Schreib eine E-Mail an info@hr-konkret.de.
In einem ersten kostenfreien Gespräch (30 Minuten) könnt ihr die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit klären.

Weitere Informationen findest du auch unter

Inkl. Buchungskalender für das 30-minütige, kostenfreie Erstgespräch)

bei XING
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Wir kennen es alle: Gerade als Praxisgründer*in ist jeder Tag viel zu kurz. Wie gestalte ich meine Therapien? Welches Diagnostikmaterial verwende ich für welchen Therapiebereich? Möchte ich mich auf gewisse Patienten*innen spezialisieren und bestimmte Störungsbilder anlocken? Dann kommt auch noch der finanzielle Bereich dazu: Wie werde ich Herr bzw. Frau der (finanziellen) Lage und welche Abrechnungssoftware eignet sich am besten für meine Bedürfnisse? Hinzu kommt die Angst irgendetwas falsch zu machen oder gegen verschiedene Gesetze und Richtlinien zu verstoßen ohne sich dessen überhaupt bewusst zu sein. Das trifft bei uns Heilmittelerbringern*innen vermutlich am ehesten auf den Bereich Werbung zu. Möglicherweise hast du es noch von deiner Ausbildung im Hinterkopf: „Du darfst keine Werbung machen!“ Das stimmt jedoch gar nicht. Du darfst auch als Heilmittelerbringer*in Werbung betreiben, wenn du gewisse Punkte berücksichtigst. Aber was genau gilt es zu berücksichtigen?

Die Basis der Praxiswerbung

Im Bereich der Werbung gelten für dich als Heilmittelerbringer*in in Deutschland grundsätzlich zwei Gesetze. Diese zwei Gesetze sind das HWG, das Heilmittelwerbegesetz, und das UWG, das Bundesgesetz gegen unlauteren Wettbewerb. Beide zielen darauf ab irreführende Werbung zu verhindern und deine Kunden*innen vor falschen bzw. vagen Behauptungen und Aussagen zu schützen. Die beste Hilfe zur Einschätzung, ob deine geplante Werbung nun irreführend ist oder nicht, ist dein eigener gesunder Sachverstand. Frage dich einfach selbst, ob das was du in der Werbung anpreist unter allen Umständen eintrifft oder ob das nur unter den günstigsten Bedingungen möglich ist? Deine Patienten*innen müssen sich auf die Aussage deiner Werbung zu 100% verlassen können.

Hier ein Beispiel, wie du es NICHT machen solltest:
Du möchtest dein Stottern endlich los werden? Dann lass mich dir helfen. Nach 5 Sitzungen gehört dein Stottern der Vergangenheit an.

Diese Werbung wäre definitiv irreführend, da damit versprochen wird, dass deine zukünftigen Patienten*innen nach 5 Sitzungen – komme was wolle – stotterfrei sind. Aus deiner persönlichen Erfahrung weißt du selbst, dass diese Garantie schlichtweg nicht gegeben werden kann und somit auch nicht in der Werbung verwendet werden darf. (§3 Abs. 2 HWG)

Ein weiteres Beispiel der Irreführung ist es, wenn unwahre oder täuschende Angaben gemacht werden. Spezielle Therapiemethoden oder Behandlungsabläufe, welche keiner Aus- oder Weiterbildung zugrunde liegen, dürfen daher nicht für Werbung verwendet werden. Zukünftige Patienten*innen könnten dadurch fälschlicherweise davon ausgehen, dass das dafür nötige Know-How vorhanden ist.

Weise deine Gutachten, Zeugnisse und Empfehlung vor

Wenn du mit deinen Dokumenten werben möchtest, musst du laut §6 HWG nachweisen, dass diese von wissenschaftlich oder fachlich berufenen Personen bzw. Instituten (Akademien) ausgestellt worden sind. Im Laufe deiner Karriere wirst du bereits einige Gutachten, Zeugnisse oder Empfehlungen und Bescheinigungen erhalten haben. Indem du diese vorweist und beweist, dass sie von wissenschaftlich oder fachlich anerkannten Personen oder Instituten ausgestellt wurden, kannst du sie auch für Praxiswerbung nutzen.

Bei Erwähnung solcher Dokumente in Werbetexten gilt es daher alle nötigen Informationen wie Ersteller*in mit Namen und Adresse sowie dem Ausstellungsjahr anzugeben. So können auch deine Patienten*innen sicher sein, dass du das Wissen, welches z.B. durch ein Zertifikat bestätigt wird, auch tatsächlich erworben hast. Du schaffst somit nicht nur Vertrauen, sondern kannst dich auch von deinen Mitbewerbern*innen abheben.

Warum hängst du nicht Fortbildungsbescheingungen und Zertifikate in deiner Praxis aus? Viele Ärzt*innen machen das genau so.

 

Fazit: Praxiswerbung als Heilmittelerbringer*in ist nicht schwer

Wie du siehst, ist Werbung für deine Praxis als Heilmittelerbringer*in nicht so kompliziert, wie es der Keine-Werbung-Mythos erahnen lässt. Das Wichtigste ist: Du darfst Werbung betreiben. Jene Punkte, die du laut Gesetz berücksichtigen musst, kannst du eher als gute Manieren zusammenfassen. In den letzten Jahren hat sich viel getan und auch die Gesetze sind liberaler und leichter anwendbar geworden. Du musst also keine Angst mehr vor dem Betreiben von Praxiswerbung haben. Halte dich im Bereich Praxiswerbung einfach an folgende drei Grundsätze:

  1. Gib nicht vor jemand zu sein, der/die du nicht bist.
  2. Versprich nichts, was du nicht zu 100% halten kannst.
  3. Und beweise dein Wissen und deine Fähigkeiten umgehend.

Wenn du das befolgst, bist du auf einem guten Weg zur gesetzeskonformen Praxiswerbung.

Hier findest du die Gesetzestexte

Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb

Gesetz über die Werbung auf dem Gebiete des Heilwesens (Heilmittelwerbegesetz – HWG)

Die Mitarbeiter/ Mitarbeiterinnen deiner Logopädie, Ergotherapie oder Physiotherapie Praxis leisten ganze Arbeit und geben täglich ihr Bestes für die  Patienten und die Praxis!

Anerkennung!

Du möchtest Ihrer Arbeit nicht nur mit Worten anerkennen, sondern ihnen auch etwas Schenken. Vom Blumenstrauß zum memole®-Gutschein ist alles möglich. Aber welche Geschenke an die eigenen Mitarbeiter sind steuerlich günstig? Hier erfährst du wie du schenkst und alle deine Mitarbeiter*innen den größt möglichen Mehrwert von deinem Geschenk haben -und die nicht unnötig Steuern zahlst!

 

Geschenke an Mitarbeiter*innen vergibt man als Praxisinhaber*in oder Teamleiter*in gerne.

Abgabefreie Geschenke sind am allerbesten!

Inhaber*innen von Therapiepraxen können ihren Mitarbeiter*innen zwei unterschiedliche Arten von Geschenken machen.

Möglichkeit 1

Einfach ist die abgabenfreie Gabe in Höhe von 44€ pro Mitarbeiter*in pro Monat. Diese Sachzuwendungen in Form einer Sache (kein Bargeld!) sind laut Einkommenssteuergesetz steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Aufgrund der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wird die Steuerfreiheit auch für die Sozialversicherung übernommen (§ 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV).

Ganz wichtig
1. Eine Umrechnung der monatlichen Freigrenze auf einen Jahresbetrag ist nicht zulässig.
2. Diese Steuervergünstigungen gilt nur für gelten für Gutscheine und „echte Dinge“

👉Und hier geht es direkt zum memole Gutschein über 44€.

Möglichkeit 2

Bei einem persönlichen Anlass kann der/die Praxisinhaber*in 60€ steuerfrei an den/die Mitarbeiter*in verschenken.
Aber was ist ein persönlicher Anlass?

  • Ein Mitarbeiterjubiläum,
  • die Geburt eines Kindes,
  • Rückkehr nach langer Krankheit oder
  • ein Willkommensgruß sind persönliche Anlässe des Beschenkten.
    Das Weihnachtsfest fällt dagegen nicht darunter!

Vorteil
Beide Freigrenzen haben nichts miteinander zu tun, sie können nebeneinander ausgeschöpft werden und werden nicht gegeneinander aufgerechnet. Bei der Sachzuwendungsfreigrenze von 44 € handelt es sich um einen Monatswert, der Anlass der Zuwendung spielt keine Rolle. Man kann diese Freigrenze jeden Monat ausnutzen. Gleichzeitig kann der Mitarbeiter zum persönlichen Ereignis ein Geschenk bis zu 60 € abgabenfrei erhalten. Wer innerhalb eines Monats Geburtstag und Hochzeit hat, kann daher 2 Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 60 € erhalten (R 19.6 LStR). Die Steuerfreistellung für Aufmerksamkeiten führt in der Sozialversicherung zur Abgabenfreiheit (§ 1 Abs. 1 Nummer 1 SvEV).

👉Und hier geht es direkt zum memole Gutschein über 60€.

 

Ich habe mich für diese Auflistung und Beschriebung gründlich informiert, dennoch kann ich für die oben genannten Informationen keine Gewähr übernehmen. Bitte informiere dich zusätzlich selbst oder frage eine Steuerberater*n.

 

Folgendes sind meine Quellen

 

Wenn du selbst weiter recherchierst, achte darauf, dass du aktuelle Informationen liest!

Also, nur zu! Tu´deinen Mitarbeiter*innen etwas Gutes! 🎁🎂💐💸